Eingänge und Systeme erfassen
Postfächer, Papierbelege, Portale und Kasseninformationen werden aufgenommen. Besonders strukturierte elektronische Rechnungen benötigen einen passenden Umgang mit den ursprünglichen Dateien.
Steuern & Buchhaltung · DEUTSCHLAND
Digitale Belegablage einrichten
Rechnungen liegen im E-Mail-Postfach, auf Papier und in verschiedenen Portalen. Eine digitale Ablage soll daraus einen verlässlichen Belegfluss machen. Wir erfassen Ihre Eingänge und koordinieren einen organisatorischen Ablauf, der Zuständigkeit, Vollständigkeit und die Übergabe an Ihre Buchhaltung nachvollziehbar verbindet.
Leistungserbringer, Umfang und Honorar vor Beginn geklärt.
Fristen beachten. Löschen Sie Originaldateien und bisherige Belege nicht vor abgestimmter Prüfung der Aufbewahrung. Eine neue Ordnerstruktur allein belegt keine vollständige Erfüllung aller steuerlichen Anforderungen.
01
Belege erreichbar machen
Eingangswege und zuständige Personen werden in einem konkreten Ablauf beschrieben.
02
Vollständigkeit kontrollieren
Beleg, Zahlung und Freigabe erhalten einen nachvollziehbaren Bezug.
03
Übergabe vereinfachen
Dateiformate und Austausch mit der buchführenden Stelle werden aufeinander abgestimmt.
Was die Unterstützung umfasst
Ablauf und Zugriffe gestalten
Sammeln, Prüfen, Freigeben und Übergeben werden klar zugeordnet. Ein einheitlicher Name hilft bei der Suche, ersetzt aber nicht den Nachweis der ursprünglichen Beleginformationen.
Korrekturen und Aufbewahrung abstimmen
Änderungen, fehlende Belege und Zugriffsrechte werden organisatorisch geregelt. Die steuerliche Bewertung des Verfahrens und technische Implementierung werden nach Bedarf als eigene Fachaufgaben abgegrenzt.
Typische Situationen
Mehrere Personen kaufen ein
Belege gehen über unterschiedliche Kanäle ein. Der Ablauf legt fest, wer Informationen ergänzt und wie eine Ausgabe rechtzeitig zugeordnet wird.
Elektronische Rechnungen kommen an
Neben sichtbaren Dokumenten können strukturierte Dateien vorhanden sein. Originaldaten und spätere Darstellung werden bewusst unterschieden.
Monatliche Übergabe ist unvollständig
Bankbewegungen lassen sich nicht zu allen Belegen zuordnen. Eine übersichtliche Rückfragenliste verbindet fehlende Informationen mit verantwortlichen Personen.
Worauf es fachlich ankommt
Aufzeichnungen müssen nachvollziehbar bleiben
§ 146 AO enthält Anforderungen an geordnete Aufzeichnungen und erkennbare Änderungen. Der Prozess muss deshalb mehr leisten als beliebiges Umbenennen und Überschreiben von Dateien.
Amtliche Grundlage: § 146 AO ↗Elektronische Rechnung richtig unterscheiden
§ 14 UStG unterscheidet strukturierte elektronische Rechnungen von sonstigen Rechnungen. Ein PDF ist nicht allein wegen elektronischer Übermittlung bereits das gesetzlich beschriebene strukturierte Format.
Amtliche Grundlage: § 14 UStG ↗Redaktioneller Quellenstand: 02.10.2026. Die Grundlagen ersetzen keine Prüfung Ihrer konkreten Situation.
So gehen wir vor
- 01
Belegwege beschreiben
Nennen Sie Systeme, Eingänge und typische Probleme.
- 02
Umfang vereinbaren
Organisatorischer Ablauf, Dokumentation und zusätzliche Fachprüfung werden abgegrenzt.
- 03
Prozess abstimmen
Zuständigkeit, Format und Rückfragenweg werden gemeinsam festgelegt.
- 04
Übergabe vorbereiten
Die vereinbarte Struktur und ihre Anwendung werden nachvollziehbar übergeben.
Diese Unterlagen helfen beim Einstieg
- Übersicht der bisherigen Belegwege und eingesetzten Systeme
- Beispielbelege in ihren vorhandenen Originalformaten
- Monatliches Belegvolumen und zuständige Personen
- Vorgaben der buchführenden oder steuerberatenden Stelle
- Vorhandene Freigabe-, Sicherungs- und Aufbewahrungsabläufe
Beginnen Sie mit einer kurzen Beschreibung. Senden Sie im Erstkontakt keine Passwörter, vollständigen Akten oder ungeschützten sensiblen Dokumente. Den passenden Übertragungsweg stimmen wir anschließend ab.
Leistungsumfang und Honorar
Zahl der Systeme, Belegwege und benötigten Übergaben bestimmt den Aufwand. Organisatorische Planung, technische Einrichtung und steuerliche Verfahrensprüfung sind unterschiedliche Leistungen. Softwarelizenzen und Datenmigration werden separat betrachtet. Eine pauschale Zusage vollständiger Rechtskonformität wird nicht aus einer Ordnerstruktur abgeleitet.
Juristische und steuerberatende Tätigkeiten setzen entsprechend befugte Fachleute voraus. Vor der Beauftragung werden Zuständigkeit und Leistungserbringer benannt. Die erste Anfrage ist noch keine Mandatsübernahme.
Wie wir Leistungen und Vergütung abstimmenHäufige Fragen
Reicht ein gemeinsamer Cloudordner?
Er kann Teil des Ablaufs sein. Vollständigkeit, Zugriffe, Änderungen und Aufbewahrung müssen zusätzlich passend geregelt werden.
Kann ich Papierbelege nach dem Scan entsorgen?
Das sollte erst nach Prüfung der konkreten Belege und des abgestimmten Verfahrens entschieden werden. Die Ablageberatung gibt keine pauschale Vernichtungsfreigabe.
Ist jede PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Die gesetzliche strukturierte elektronische Rechnung ist von anderen elektronischen Formaten zu unterscheiden. Originalformat und Verarbeitung werden gezielt erfasst.
Empfehlen Sie eine bestimmte Software?
Bestehende Systeme und Anforderungen werden berücksichtigt. Ein Softwarewechsel ist kein automatischer Bestandteil der Prozessgestaltung.
Übernehmen Sie das Buchen der Belege?
Laufende Bearbeitung ist ein separater Auftrag mit eigener Befugnis- und Qualifikationsprüfung.
Was passiert mit fehlenden Belegen?
Ein Rückfragenprozess wird vereinbart. Fehlende Nachweise werden sichtbar gemacht und nicht durch erfundene Buchungsinformationen ersetzt.
Passende weitere Leistungen
DER NÄCHSTE SCHRITT
Beginnen wir mit Ihrer Situation.
Was ist passiert, welches Ergebnis wünschen Sie und steht eine Frist an?
Wir klären den passenden Leistungsumfang vor Ihrer Entscheidung.