Geschäftsführervergütung und Belegfluss

Vergütungsbestandteile vollständig erfassen

Listen Sie Festvergütung, variable Bestandteile und weitere Leistungen auf. Berücksichtigen Sie relevante Sachbezüge und Erstattungen getrennt. Eine monatliche Banküberweisung zeigt nicht automatisch das vollständige Vergütungspaket. Prüfen Sie die zugrunde liegenden Vereinbarungen und tatsächliche Durchführung. Die Übersicht soll erklären, welche Leistung aus welchem Anlass geschuldet ist, damit laufende Abrechnung und spätere fachliche Prüfung nicht nur auf einzelnen Zahlungen oder einer unvollständigen Zusammenstellung bekannter Vertragsbestandteile beruhen.

Vertrag und Entscheidungen zusammenführen

Ordnen Sie relevante Verträge, Änderungen und erforderliche gesellschaftsrechtliche Entscheidungen dem Vorgang zu. Prüfen Sie Datum, Vertretung und tatsächliche Umsetzung. Ein nachträglich abgelegtes Dokument beantwortet nicht automatisch Fragen zur vorherigen Vereinbarung. Bei gesellschaftlich verbundenen Personen werden Besonderheiten konkret bewertet. Die geordnete Dokumentation unterstützt fachliche Prüfung, statt eine pauschale Aussage zur Zulässigkeit allein aus der Unterschrift oder aus regelmäßiger Zahlung einer über lange Zeit unveränderten Summe abzuleiten.

Abrechnung und Zahlung nachvollziehbar verbinden

Gleichen Sie die tatsächlich abgerechneten Bestandteile mit Bankbewegungen und entsprechenden Nachweisen ab. Prüfen Sie Abweichungen, Vorschüsse und gesonderte Erstattungen. Lohnsteuerliche und gegebenenfalls sozialversicherungsrechtliche Einordnungen sind fachliche Aufgaben und hängen von der konkreten Konstellation ab. Die Buchhaltung sollte offene Fragen sichtbar halten. Eine technisch vollständige Monatsabrechnung bestätigt nicht automatisch jede zugrunde gelegte rechtliche Annahme und ersetzt keine notwendige Prüfung der tatsächlichen Tätigkeit und Beteiligungsverhältnisse.

Verdeckte Gewinnausschüttung nicht pauschal ausschließen

Bei einem Gesellschafter-Geschäftsführer werden insbesondere Vereinbarung und Angemessenheit der Gesamtvergütung fachlich geprüft. § 8 Absatz 3 KStG berücksichtigt, dass verdeckte Gewinnausschüttungen das Einkommen nicht mindern. Es gibt keine allgemeine sichere Gehaltssumme für sämtliche Gesellschaften. Die Prüfung braucht tatsächliche Aufgaben, Unternehmensverhältnisse und vollständige Leistungen. Ein ordnungsgemäß abgelegter Beleg allein macht deshalb jede Zahlung noch nicht steuerlich abzugsfähig und beantwortet die besondere gesellschaftliche Verbindung nicht abschließend.

Beispiel: Bonus wird ohne klare Grundlage gezahlt

Eine GmbH zahlt ihrem Gesellschafter-Geschäftsführer zum Jahresende einen zusätzlichen Bonus. Im Belegordner liegt nur die Überweisung, während Grundlage und Berechnung unklar sind. Die Prüfung fordert die relevanten Vereinbarungen und Entscheidungen an und übergibt die fachliche Bewertung an eine befugte Stelle. Das Beispiel zeigt, weshalb Bankbeleg und Vergütungsgrundlage gemeinsam benötigt werden. Eine regelmäßig bearbeitete Buchhaltung darf ungeklärte Bestandteile nicht allein wegen vorhandener Liquidität als abschließend geprüft behandeln.

Monatliche Übergabe und offene Fragen organisieren

Vereinbaren Sie einen geordneten Weg für neue Vergütungsbestandteile und Vertragsänderungen. Halten Sie fehlende Nachweise und erforderliche fachliche Bewertungen sichtbar. Geschäftsführung und zuständige Bearbeitung stimmen den Stand ab. Ergebnis ist ein nachvollziehbarer Belegfluss von der Vereinbarung bis zur tatsächlichen Zahlung. Er ermöglicht laufende Bearbeitung und weitere Prüfung, ohne die monatliche Buchhaltung als pauschale Zusicherung für jede Vergütungsregelung, steuerliche Abziehbarkeit oder sozialversicherungsrechtliche Behandlung auszugeben.

Checkliste für Ihre Vorbereitung

• Vertrag und sämtliche Vergütungsbestandteile
• Änderungen und relevante Gesellschaftsentscheidungen
• Abrechnungen, Zahlungen und Erstattungsbelege
• Offene steuerliche und weitere Einordnungsfragen

Ordnen Sie Dokumente nach Datum. Unklare Angaben werden als offen markiert; Originale und vollständige Anlagen helfen bei der konkreten Prüfung.

Häufige Fragen

Fachliche Einordnung

Grundlagen: § 41 GmbHG; § 8 KStG; § 6 StBerG. Die allgemeinen Informationen ersetzen keine Prüfung Ihrer Unterlagen. Zuständigkeit und erforderliche Fristen werden im konkreten Auftrag geklärt.

• § 41 GmbHG – § 41 GmbHG
• § 8 KStG – § 8 KStG
• § 6 StBerG – § 6 StBerG