Speicherdauer von Aufnahmen

Die benötigte Prüfdauer bestimmen

Klären Sie, wann relevante Ereignisse üblicherweise erkannt und geprüft werden. Berücksichtigen Sie Öffnungszeiten und den tatsächlichen Kontrollablauf. Eine vorsorgliche Sammlung für unbestimmte spätere Fragen ist keine konkrete Begründung. Prüfen Sie, welche Dauer für den festgelegten Zweck erforderlich ist. Die Entscheidung soll sich an tatsächlichen Umständen orientieren und erklären, warum ein kürzerer Zeitraum nicht ausreicht, statt lediglich die Voreinstellung des Kamerasystems als organisatorische Notwendigkeit zu übernehmen.

Keine pauschale Standardfrist übernehmen

Die EDSA-Leitlinien betonen eine kurze Aufbewahrung und einen zunehmenden Begründungsbedarf insbesondere über 72 Stunden hinaus. Daraus folgt keine allgemeine gesetzliche Erlaubnis, jede Videoaufnahme genau drei Tage zu speichern. Auch innerhalb dieses Zeitraums ist Erforderlichkeit zu prüfen. Längere Zeiten benötigen eine konkrete Begründung und passende Grenzen. Halten Sie deshalb Zweck, tatsächlichen Bedarf und zugrunde gelegte Umstände fest, damit eine verbreitete Faustregel die Einzelfallprüfung nicht verdrängt.

Automatische Löschung tatsächlich testen

Prüfen Sie Aufnahmegerät, zentrale Speicherung, mobile Kopien und zusätzliche Exportfunktionen. Eine eingestellte Frist erfasst nicht automatisch alle vorhandenen Versionen. Kontrollieren Sie anhand geeigneter Testdaten, ob Aufnahmen nach Ablauf tatsächlich entfernt oder überschrieben werden. Zugriffsrechte und Sicherungen werden berücksichtigt. Die Dokumentation soll technische Wirkung und Konfiguration verbinden, damit eine kurze Frist in der Datenschutzinformation nicht neben dauerhaft zugänglichen Dateien in anderen Systemen bestehen bleibt.

Konkrete Vorfälle getrennt behandeln

Bei einem bestimmten Vorfall kann eine begrenzte Sicherung erforderlicher Ausschnitte gesondert bewertet werden. Benennen Sie Anlass, Rechtsgrundlage, Umfang und weiteren Aufbewahrungszweck. Sichern Sie nicht automatisch den gesamten Bestand auf unbestimmte Zeit. Begrenzen Sie Zugriff und prüfen Sie die weitere Notwendigkeit regelmäßig. Ein Export zur Aufklärung verändert den Umgang mit diesen Daten und braucht deshalb eine nachvollziehbare Entscheidung, die spätere Weitergabe und den Abschluss des Vorgangs berücksichtigt.

Beispiel: Export bleibt im gemeinsamen Ordner

Das Kamerasystem überschreibt Aufnahmen regelmäßig, doch ein Mitarbeiter exportiert einen Vorfall in einen breit zugänglichen Teamordner. Monate später liegt die Datei dort weiterhin. Die Prüfung bewertet die gesonderte Sicherung, beschränkt den Zugriff und legt eine nachvollziehbare Prüfung des weiteren Bedarfs fest. Das Beispiel zeigt, weshalb eine funktionierende automatische Löschung im Aufnahmegerät noch kein vollständiges Aufbewahrungskonzept belegt und exportierte Ausschnitte ausdrücklich einbezogen werden müssen.

Frist und Information aktuell halten

Dokumentieren Sie die begründete Dauer und die Behandlung gesicherter Ereignisse. Stimmen Sie Datenschutzhinweise mit der tatsächlichen Konfiguration ab und benennen Sie Zuständigkeiten für Ausnahmen. Kontrollieren Sie die Umsetzung nach Systemwechseln. Ergebnis ist eine kurze, zweckbezogene Aufbewahrung mit überprüfbarer Löschung. Veränderungen von Öffnungszeiten oder Auswertungsabläufen werden erneut bewertet, damit die gespeicherten Bilder weder ungeprüft länger verfügbar bleiben noch notwendige Einzelfallentscheidungen hinter einer starren Systemvorgabe verschwinden.

Checkliste für Ihre Vorbereitung

• Zweck und tatsächlicher Ereignisprüfprozess
• Speicherorte und automatische Löschkonfiguration
• Gesicherte Ausschnitte mit Anlass und Zugriff
• Informationen und dokumentierte Fristprüfung

Ordnen Sie Dokumente nach Datum. Unklare Angaben werden als offen markiert; Originale und vollständige Anlagen helfen bei der konkreten Prüfung.

Häufige Fragen

Fachliche Einordnung

Grundlagen: Art. 5 DSGVO; Art. 17 DSGVO; EDSA: Leitlinien zur Verarbeitung durch Videogeräte. Die allgemeinen Informationen ersetzen keine Prüfung Ihrer Unterlagen. Zuständigkeit und erforderliche Fristen werden im konkreten Auftrag geklärt.

• Art. 5 DSGVO – Art. 5 DSGVO
• Art. 17 DSGVO – Art. 17 DSGVO
• EDSA: Leitlinien zur Verarbeitung durch Videogeräte – EDSA: Leitlinien zur Verarbeitung durch Videogeräte