Umfang einer Datenkopie

Den Bezug zur Person ermitteln

Prüfen Sie, welche vorhandenen Informationen sich auf die anfragende Person beziehen. Dazu können Stammdaten, Kommunikationsinhalte, Bewertungen und Nutzungsinformationen gehören. Der Begriff ist nicht auf sichtbare Profilfelder beschränkt. Auch interne Kennungen können zu berücksichtigen sein, soweit sie personenbezogen sind. Eine Datenkopie wird deshalb anhand der tatsächlichen Verarbeitung ermittelt. Eine pauschale Liste allgemeiner Datenkategorien erklärt nicht automatisch, welche konkreten Informationen über die Person verarbeitet werden und in einer verständlichen Kopie enthalten sein müssen.

Relevante Systeme und Ablagen durchsuchen

Erfassen Sie Fachanwendungen, Postfächer, Dateien und relevante Dienstleister. Stimmen Sie Suchbegriffe und Zuordnung mit den zuständigen Bereichen ab. Eine einzige Hauptdatenbank bildet den Umfang nicht immer vollständig ab. Halten Sie die Untersuchung nachvollziehbar fest und prüfen Sie Lücken. Der für die Anfrage relevante Datenbestand darf nicht durch gezielte Löschung zur Umgehung der Auskunft verändert werden. Die Suche soll vielmehr klären, welche personenbezogenen Daten im maßgeblichen Vorgang tatsächlich vorhanden sind und wie sie sicher bereitgestellt werden können.

Kopie und begleitende Information unterscheiden

Art. 15 enthält neben dem Zugang zu personenbezogenen Daten weitere Informationsansprüche, etwa zu Zwecken und Empfängern. Prüfen Sie diese Angaben gesondert und verbinden Sie sie mit der Kopie. Eine Datenschutzerklärung allein ersetzt die konkrete Auskunft nicht. Umgekehrt beschreibt eine ungeordnete Datei ohne verständlichen Zusammenhang nicht automatisch alle erforderlichen Informationen. Die Antwort soll den tatsächlichen Bestand und die einschlägigen Begleitangaben erkennen lassen, damit die betroffene Person die Verarbeitung nachvollziehen und ihre weiteren Rechte sinnvoll beurteilen kann.

Verständliche Darstellung und nötigen Kontext wählen

Die Kopie muss eine verständliche Wiedergabe der Daten ermöglichen. Erläutern Sie interne Codes und wählen Sie ein geeignetes Format. Es besteht nicht pauschal ein Anspruch auf jede vollständige Geschäftsakte; Dokumentauszüge oder ganze Dokumente können jedoch erforderlich sein, wenn der nötige Kontext sonst verloren geht. Prüfen Sie den jeweiligen Zusammenhang. Eine neu erstellte Zusammenfassung darf relevante Inhalte nicht verfälschen oder weglassen. Die Darstellung richtet sich nach den Daten und ihrem Verständnis, nicht nur nach der bequemsten Exportfunktion eines Systems.

Beispiel: Profil mit internen Bewertungscodes

Eine Auskunft aus einem Kundenkonto enthält neben Kontaktdaten interne Statuskennungen und Bewertungswerte. Ein bloßer Tabellenexport zeigt die Codes, erklärt aber ihre Bedeutung nicht. Die zuständige Stelle ergänzt verständliche Erläuterungen und prüft zugehörige personenbezogene Inhalte in weiteren Ablagen. Rechte anderer Personen werden gesondert berücksichtigt. Das Beispiel zeigt, weshalb die technische Exportdatei nur ein Arbeitsschritt ist und die Datenkopie anschließend auf Vollständigkeit, Verständlichkeit und erforderlichen Zusammenhang geprüft werden muss.

Kosten, Format und Herausgabe abstimmen

Die erste Datenkopie ist nach Art. 15 grundsätzlich unentgeltlich. Für weitere Kopien gelten die dort vorgesehenen Voraussetzungen; andere gesetzliche Ausnahmen werden konkret geprüft. Bei elektronischer Anfrage ist grundsätzlich ein gängiges elektronisches Format bereitzustellen, sofern nichts anderes angegeben wird. Prüfen Sie sicheren Versand und die Friststeuerung nach Art. 12. Ergebnis ist eine nachvollziehbare Auskunft mit geeigneter Kopie und Begleitinformation. Dokumentieren Sie Umfang und Bereitstellung, ohne unnötig neue dauerhaft gespeicherte Sammlungen vollständiger Datenkopien anzulegen.

Checkliste für Ihre Vorbereitung

• Anfrageumfang und geprüfte Datenzuordnung
• System- und Ablagenübersicht mit Suchergebnissen
• Verständliche Kopie mit Codeerläuterungen
• Begleitinformation und sicherer Übermittlungsweg

Ordnen Sie Dokumente nach Datum. Unklare Angaben werden als offen markiert; Originale und vollständige Anlagen helfen bei der konkreten Prüfung.

Häufige Fragen

Fachliche Einordnung

Grundlagen: Art. 12 DSGVO; Art. 15 DSGVO; EDSA: Leitlinien 01/2022 zum Auskunftsrecht. Die allgemeinen Informationen ersetzen keine Prüfung Ihrer Unterlagen. Zuständigkeit und erforderliche Fristen werden im konkreten Auftrag geklärt.

• Art. 12 DSGVO – Art. 12 DSGVO
• Art. 15 DSGVO – Art. 15 DSGVO
• EDSA: Leitlinien 01/2022 zum Auskunftsrecht – EDSA: Leitlinien 01/2022 zum Auskunftsrecht