Fälligkeit nach Leistungserbringung

Vertrag und Vergütungsregel zuerst feststellen

Sichern Sie Auftrag, Angebot, akzeptierte Bedingungen und Nachträge. Prüfen Sie Preis, Zahlungsabschnitte und vereinbarte Voraussetzungen. Ein vom Gläubiger erst auf die Rechnung gesetzter Termin ist nicht automatisch eine beiderseitig vereinbarte Vertragsänderung. Notieren Sie, ob Vorauszahlung, Abschlag oder Schlussvergütung betroffen ist. Individuelle Zusagen und vorformulierte Klauseln werden unterschieden. Die Prüfung beginnt bei der tatsächlich vereinbarten Zahlungsgrundlage, bevor eine offene Rechnung allein wegen ihres Ausstellungsdatums als sofort fälliger und bereits verzugsbegründender Anspruch behandelt wird. Bei mehreren Aufträgen aus demselben Rahmenvertrag wird jede Rechnung dem betreffenden Projekt zugeordnet. Ein Zahlungsziel kann an Abschluss, Übergabe, Zugang einer prüffähigen Rechnung oder einen anderen vereinbarten Schritt anknüpfen. Erfassen Sie diese Abhängigkeit ausdrücklich. Eine offene Position aus einem anderen Auftrag darf nicht ohne konkrete Grundlage mit der aktuellen Rechnung vermischt werden.

Dienst- und Werkleistung rechtlich unterscheiden

Bei Dienstleistungen enthält § 614 BGB eine Vergütungsregel nach Leistung beziehungsweise Ablauf vereinbarter Zeitabschnitte. Beim Werkvertrag ist insbesondere Abnahme im Rahmen des § 641 BGB wichtig. Besondere Vertragstypen und vereinbarte zulässige Zahlungsregeln können weitere Voraussetzungen enthalten. Eine Fertigmeldung und rechtliche Abnahme sind nicht stets dasselbe. Beschreiben Sie daher Leistung und geschuldetes Ergebnis konkret. Die Beratung ordnet den Vertrag ein, statt eine einzige allgemeine Rechnungsfrist ungeprüft auf Beratung, Werkherstellung, Lieferung und weitere geschäftliche Aufträge gleichermaßen zu übertragen.

Erbringung und mögliche Abnahme nachweisen

Stellen Sie Berichte, Übergaben, Terminprotokolle und bestätigte Ergebnisse zusammen. Bei zeitbezogener Tätigkeit ist der relevante Abrechnungsabschnitt zu nennen. Bei Werkleistungen werden Abnahmeerklärung, bekannte Mängel und mögliche gesetzliche Fiktion gesondert dokumentiert. Ein eingescanntes Lieferscheinfeld beantwortet nicht jede Abnahmefrage. Prüfen Sie zudem, ob noch vertraglich notwendige Unterlagen fehlen. Die Akte zeigt so, welches Ergebnis oder welcher Zeitraum tatsächlich erfüllt ist und welche Voraussetzung der Auftraggeber konkret bestreitet, statt die Nichtzahlung nur allgemein als unberechtigte Verzögerung zu bezeichnen.

Einwendungen und Verzug getrennt prüfen

Behauptete Mängel, Gegenforderungen oder fehlende Freigaben werden mit Vertrag und Nachweisen abgeglichen. Nicht jede interne Buchhaltungsvorgabe verschiebt eine bereits vereinbarte Fälligkeit. Umgekehrt darf eine echte vertragliche Zahlungsvoraussetzung nicht ignoriert werden. Mahnung und gesetzliche Verzugsfälle sind gesonderte Fragen. Zinsen und weitere Kosten benötigen passende Voraussetzungen. Die Prüfung ermittelt deshalb zuerst fälligen Hauptbetrag und danach möglichen Verzug. Eine pauschale 30-Tage-Regel ersetzt nicht die Einordnung von Parteistatus, Fälligkeit, Rechnungszugang und einschlägigen gesetzlichen Ausnahmen.

Beispiel: abgeschlossene Beratung mit vereinbartem Zahlungsziel

Ein Unternehmen erbringt dokumentierte Beratungsleistungen, der Auftrag enthält ein bestimmtes Zahlungsziel nach Abrechnung. Der Kunde verweist auf eine interne noch offene Freigabe. Die Akte enthält Vertrag, Leistung und Rechnungszugang. Die Prüfung klärt Fälligkeit und notwendige Mahnung. Das Beispiel garantiert keine Durchsetzung jeder Rechnung ohne Prüfung ihrer Höhe. Es zeigt, warum interner Prozess und vertragliche Zahlungsvoraussetzung unterschieden werden. Eine tatsächlich vereinbarte zusätzliche Freigaberegel wird ergänzt, falls sie existiert, damit die Forderung den richtigen Vertragsinhalt wiedergibt.

Forderung mit klarer Grundlage vorbereiten

Listen Sie Vertragsposition, Leistung, Fälligkeitsregel und offenen Betrag auf. Teilzahlungen und Gutschriften werden abgezogen. Für eine E-Mail-Anfrage genügen Auftrag, relevante Leistungsbelege und Rechnung. Honorar und Umfang können zunächst Forderungs- und Fälligkeitsprüfung sowie eine passende Aufforderung betreffen. Weitere Mahn- oder Gerichtsvertretung wird abgestimmt. Die Beratung garantiert keine Zahlungsfähigkeit des Schuldners. Insolvenz, Verjährung und bereits vorhandene gerichtliche Dokumente werden früh genannt, damit Durchsetzungsweg und notwendige Fristen auf dem tatsächlichen Stand festgelegt werden. Sichern Sie bei elektronischer Übermittlung auch die vollständige Nachricht und bekannte Empfangsbestätigung. Ein versandtes Dokument und bestätigter Zugang sind unterschiedliche Nachweise. Wird später eine Stundung angeboten, bleiben ursprünglicher Saldo, neue Termine und mögliche Kosten nachvollziehbar getrennt. Eine Zahlungserinnerung allein ändert den Vertrag nicht automatisch; ausdrücklich angenommene Vereinbarungen werden mit ihrer tatsächlichen Erklärung dokumentiert.

Checkliste für Ihre Vorbereitung

• Auftrag mit Preis und vereinbarten Zahlungsvoraussetzungen
• Leistungs-, Übergabe- und gegebenenfalls Abnahmenachweise
• Rechnung mit Zugangsbeleg und offenem Saldo
• Einwendungen, Teilzahlungen und bisherige Mahnungen

Ordnen Sie Dokumente nach Datum. Unklare Angaben werden als offen markiert; Originale und vollständige Anlagen helfen bei der konkreten Prüfung.

Häufige Fragen

Fachliche Einordnung

Grundlagen: § 271 BGB; § 614 BGB; § 641 BGB; § 286 BGB. Die allgemeinen Informationen ersetzen keine Prüfung Ihrer Unterlagen. Zuständigkeit und erforderliche Fristen werden im konkreten Auftrag geklärt.