Verträge und Haftungsrisiken erfassen

Vertragsbestand mit Verantwortlichen erfassen

Sammeln Sie Kunden-, Liefer-, Miet-, Kredit-, Lizenz- und Kooperationsverträge einschließlich Anlagen und Änderungen. Für jede Position werden Vertragspartner, Laufzeit, Kündigung und wirtschaftliche Bedeutung notiert. Mündliche Abreden und tatsächliche Abweichungen gehören ebenfalls in die Liste. Benennen Sie interne Ansprechpartner, die den gelebten Vertragsstand erklären können. Eine Ablage mit alten Entwürfen ersetzt keinen Abgleich mit unterschriebenen Fassungen.

Haftung nach Anlass und Umfang sortieren

Erfassen Sie Gewährleistung, Vertragsstrafen, Freistellungen, Sicherheiten und bekannte Pflichtverletzungen. Unterscheiden Sie bereits erhobene Ansprüche von möglichen Risiken. Betrag, Eintrittsvoraussetzung, Beleg und offene Frage werden nebeneinander dokumentiert. Ein fehlender Haftungshöchstbetrag ist anders zu behandeln als ein konkreter gemeldeter Schaden. Auch Versicherungen werden geprüft, ohne aus einer Police bereits sichere Deckung abzuleiten.

Transaktionsrelevante Klauseln markieren

Kontrollwechsel, Abtretungsverbote, Zustimmungserfordernisse und Kündigungsrechte können den Erwerb beeinflussen. Beim Asset Deal werden die Voraussetzungen der Vertragsübernahme untersucht; beim Share Deal besonders der mögliche Kontrollwechsel. Ein Schlüsselvertrag kann wichtiger sein als viele kleinere Bestellungen. Priorisieren Sie deshalb nach Bedeutung für den Betrieb und dem Zeitpunkt, bis zu dem eine Zustimmung oder Klärung benötigt wird.

Fehlende Unterlagen gezielt nachfordern

Jede Lücke erhält eine konkrete Nachfrage und eine zuständige Person. Fragen Sie beispielsweise nach der letzten Verlängerung, einem Vergleich oder einer Bürgschaftsurkunde. Antworten werden mit der zugrunde liegenden Datei verknüpft. Die Aussage, es gebe keine weiteren Risiken, wird nicht mit einem geprüften Nachweis gleichgesetzt. Halten Sie fest, welche Bereiche mangels Unterlagen noch keine belastbare Bewertung erlauben.

Beispiel: unbefristete persönliche Sicherheit

Im Kreditordner findet sich eine persönliche Bürgschaft eines verkaufenden Gesellschafters. Der Anteilskauf beendet sie nicht automatisch. Die Parteien prüfen eine Entlassung durch die Bank als Vollzugsbedingung oder eine andere konkret vereinbarte Lösung. Die Sicherheit wird damit nicht nur als allgemeines Finanzrisiko beschrieben, sondern mit einem erforderlichen Schritt im Verkaufsprozess verbunden.

Befunde in Maßnahmen übersetzen

Der Bericht sollte festhalten, ob ein Befund Preis, Garantie, Freistellung, Zustimmung oder eine Maßnahme nach Vollzug betrifft. Vermeiden Sie eine ungewichtete Sammlung aller Auffälligkeiten. Dokumentieren Sie die geprüfte Fassung und den Untersuchungsumfang. Geschäftsführung und Transaktionsteam können dadurch gezielt entscheiden, welche Risiken akzeptiert, abgesichert oder vor einem verbindlichen Vertrag noch geklärt werden müssen.

Checkliste für Ihre Vorbereitung

• Vertragsregister mit Änderungsständen
• Anspruchs- und Streitfallübersicht
• Sicherheiten und Versicherungsunterlagen
• Nachfragen, Antworten und Maßnahmenliste

Ordnen Sie Dokumente nach Datum. Unklare Angaben werden als offen markiert; Originale und vollständige Anlagen helfen bei der konkreten Prüfung.

Häufige Fragen

Fachliche Einordnung

Grundlagen: § 280 BGB; § 311 BGB; § 25 HGB. Die allgemeinen Informationen ersetzen keine Prüfung Ihrer Unterlagen. Zuständigkeit und erforderliche Fristen werden im konkreten Auftrag geklärt.