Bestellung und Dienstvertrag trennen

Zwei Rechtsverhältnisse in den Unterlagen erkennen

Die Bestellung betrifft die Organfunktion und die damit verbundenen Befugnisse und Pflichten. Der Dienstvertrag regelt unter anderem Tätigkeit und Vergütung. Erfassen Sie für beide Ebenen Beginn, zuständige Entscheidung und Dokument. Ein Vertragsabschluss ist nicht automatisch ein Bestellungsbeschluss. Diese Trennung hilft besonders dann, wenn eine Person bereits bestellt wurde, aber der Vertrag noch verhandelt wird.

Zuständigkeit und Vertretung beim Vertrag prüfen

Wer über Bestellung entscheidet und wer die Gesellschaft beim Abschluss des Dienstvertrags vertritt, wird anhand der geltenden Regeln bestimmt. Ein Geschäftsführer sollte den eigenen Vertrag nicht ungeprüft auf beiden Seiten unterschreiben. Interessenkonflikte und mögliche Insichgeschäfte werden gesondert behandelt. Die beschlossenen Bedingungen müssen in der unterzeichneten Fassung richtig wiedergegeben sein. Eine bloße informelle Gehaltszusage lässt sonst Entscheidungs- und Nachweisfragen offen.

Abberufung und Vertragsende getrennt planen

§ 38 GmbHG unterscheidet den Widerruf der Bestellung von Ansprüchen aus bestehenden Verträgen. Eine Abberufung beendet deshalb nicht pauschal jede Vergütungspflicht. Prüfen Sie Laufzeit, Kündigungsfristen und zulässige Verknüpfungsklauseln. Auch eine Vertragskündigung muss hinsichtlich Organstellung und Vertretung nachgehalten werden. Der gewünschte gleiche Endtermin sollte rechtlich umgesetzt und nicht nur in einer allgemeinen Austrittsformulierung behauptet werden.

Vergütung, Aufgaben und Status konkretisieren

Fixgehalt, Bonus, Auslagen, Urlaub und Nebentätigkeiten werden passend zum Tätigkeitsbild vereinbart. Organpflichten entfallen nicht durch eine interne Aufgabenbeschreibung. Steuer- und Sozialversicherungsstatus werden anhand der konkreten Stellung geprüft; die Bezeichnung Dienstvertrag allein entscheidet sie nicht. Stimmen Sie Beteiligungsvertrag und Vesting ab, wenn die Person zugleich Gesellschafter ist. Ein Rollenwechsel kann mehrere Vertrags- und Meldeebenen betreffen.

Beispiel: Abberufung bei fester Vertragslaufzeit

Die Gesellschafter ersetzen einen Geschäftsführer sofort, während dessen Dienstvertrag noch zwei Jahre laufen soll. Vor Umsetzung werden Abberufung, Kündigungsmöglichkeiten und Vergütungsfolgen getrennt geprüft. Die Registeranmeldung des Wechsels erledigt den Vertragsstreit nicht von selbst. Eine einvernehmliche Beendigung kann vorbereitet werden, muss aber die offenen Ansprüche konkret erfassen.

Beginn und Ende als Ablaufübersicht dokumentieren

Legen Sie Bestellung, Annahme, Vertrag, Registeranmeldung und technische Zugriffe mit ihren jeweiligen Daten nebeneinander. Für das Ende kommen Beschluss, Zustellung einer Kündigung und Übergabe hinzu. Prüfen Sie Abweichungen vor Vollzug. So bleibt erkennbar, welche Verpflichtung noch besteht. Bewahren Sie die Unterlagen vollständig auf, damit spätere Zahlungs- oder Vertretungsfragen anhand der tatsächlich wirksamen Schritte beantwortet werden können.

Checkliste für Ihre Vorbereitung

• Bestellungs- und Abberufungsbeschlüsse
• Dienstvertrag samt Nachträgen
• Satzung und Beteiligungsvereinbarungen
• Laufzeiten, Kündigungsdaten und Vergütung

Ordnen Sie Dokumente nach Datum. Unklare Angaben werden als offen markiert; Originale und vollständige Anlagen helfen bei der konkreten Prüfung.

Häufige Fragen

Fachliche Einordnung

Grundlagen: § 38 GmbHG; § 46 GmbHG; § 181 BGB. Die allgemeinen Informationen ersetzen keine Prüfung Ihrer Unterlagen. Zuständigkeit und erforderliche Fristen werden im konkreten Auftrag geklärt.