Rückstandsaufstellung über mehrere Monate

Vertragliche Sollbeträge für jeden Monat bestimmen

Beginnen Sie mit Vertrag und wirksamen Änderungen. Nettomiete, Betriebskostenvorschüsse und zusätzliche vereinbarte Positionen werden getrennt erfasst. Eine gewünschte, aber noch nicht wirksam durchgesetzte Erhöhung ist nicht automatisch Teil des Solls. Notieren Sie auch Mietbeginn, Vertragsende und besondere Abreden. Nachforderungen aus Jahresabrechnungen erhalten eine eigene Zeile mit ihrer Grundlage. Die monatliche Tabelle sollte erkennen lassen, welcher Betrag warum geschuldet sein soll. Eine bloße Fortschreibung des zuletzt überwiesenen Betrags ersetzt diese Prüfung nicht.

Zahlungen mit nachvollziehbarer Zuordnung eintragen

Erfassen Sie Zahlungstag, Betrag, Absender und Verwendungszweck. Eine Sammelzahlung kann mehrere Monate betreffen; eine Kautionszahlung ist nicht ungeprüft laufende Miete. § 366 BGB kann bei mehreren Forderungen für die Tilgungszuordnung Bedeutung haben. Prüfen Sie zunächst eine tatsächliche Bestimmung des Zahlenden und anschließend den gesetzlichen Rahmen. Doppelte Buchungen und Rücklastschriften werden eindeutig gekennzeichnet. Bankauszüge belegen den Eingang, erklären aber nicht immer allein die rechtliche Zuordnung. Jede verwendete Verrechnung sollte nachvollziehbar dokumentiert sein.

Streitige Kürzungen nicht als sichere Schuld behandeln

Wenn der Mieter Mängel, Aufrechnung oder Zurückbehaltung geltend macht, werden diese Angaben gesondert erfasst. Minderungsfragen können den tatsächlich geschuldeten Betrag beeinflussen; eine bloße Behauptung erledigt jedoch nicht automatisch die Forderung. Sammeln Sie Mängelanzeigen, Antworten und Nachweise. Eine Rechtsprüfung bewertet Grundlage und Umfang jedes Einwands. Die Tabelle kann beanspruchten Betrag und rechtlich noch offenen Teil getrennt zeigen. So wird ein rechnerischer Fehlbetrag nicht ohne Prüfung als zweifelsfrei kündigungsrelevanter Verzug dargestellt.

Forderung, Verzug und Kündigung getrennt berechnen

Ein Zahlungsanspruch ist nicht automatisch in jeder Höhe derselbe Sachverhalt wie ein ausreichender Kündigungsgrund. Für fristlose Kündigung enthält § 543 BGB bestimmte Rückstandskonstellationen; Wohnraummiete braucht zusätzlich die einschlägigen Regeln. Bei ordentlicher Kündigung nach § 573 BGB werden eigene Voraussetzungen geprüft. Maßgeblich sind unter anderem Zeitpunkt und Verlauf. Eine spätere Zahlung kann unterschiedliche Folgen haben. Lassen Sie daher die Aufstellung vor einer Erklärung rechtlich prüfen, statt allein eine farbig markierte Gesamtsumme als fertige Kündigungsbegründung zu übernehmen.

Beispiel: Teilzahlung mit Monatsangabe

Für drei Monate sind im vereinfachten Fall jeweils 900 Euro geprüft geschuldet. Zwei Zahlungen von 900 Euro treffen ein, eine mit eindeutiger Bestimmung für den letzten Monat. Ein pauschaler Saldo von 900 Euro sagt noch nicht, welcher Monat offen ist. Ordnen Sie beide Zahlungen und dokumentieren Sie die rechtliche Grundlage der Zuordnung. Ein behaupteter Mangel im zweiten Monat wird separat geprüft. Das Beispiel zeigt, weshalb Gesamtbetrag, monatliche Fälligkeit und Einwendungen gemeinsam sichtbar sein müssen, bevor Forderung und weitere Maßnahmen vorbereitet werden.

Eine belastbare Rückstandsakte abschließen

Stellen Sie Vertrag, Änderungsschreiben, Monatsrechnung und Bankbelege zusammen. Jede Zeile benennt Soll, Zahlung, Zuordnung und offenen Betrag. Markieren Sie Einwände und noch fehlende Nachweise. Eine Rechtsprüfung kann Forderung, Verzug, Zinsen und mögliche nächste Schritte bewerten. Neue Zahlungen werden vor jeder weiteren Erklärung aktualisiert. Bewahren Sie frühere Stände mit Datum auf, damit der Verlauf nachvollziehbar bleibt. So entsteht eine prüfbare Forderungsgrundlage, ohne Kaution, Abrechnungsnachforderung und laufende Mietschuld in einem undifferenzierten Saldo zu vermischen.

Checkliste für Ihre Vorbereitung

• Vertrag und wirksame Mietänderungen
• Monatstabelle mit getrennten Sollpositionen
• Bankbelege und Zahlungsbestimmungen
• Einwendungen und bisherige Forderungsschreiben

Ordnen Sie Dokumente nach Datum. Unklare Angaben werden als offen markiert; Originale und vollständige Anlagen helfen bei der konkreten Prüfung.

Häufige Fragen

Fachliche Einordnung

Grundlagen: § 535 BGB; § 366 BGB; § 543 BGB; § 573 BGB. Die allgemeinen Informationen ersetzen keine Prüfung Ihrer Unterlagen. Zuständigkeit und erforderliche Fristen werden im konkreten Auftrag geklärt.