Abrechnung externer Produktionskosten

Beauftragungsmodell eindeutig bestimmen

Klären Sie, ob die Agentur eine externe Produktion im eigenen Namen bestellt oder im Namen des Kunden handelt. Vollmacht, Vertragspartner und Rechnungsadressat werden abgeglichen. Ein Beleg mit dem Namen der Agentur bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche Kosten unverändert an den Kunden weitergegeben werden dürfen. Die Vertragsprüfung beginnt daher mit dem tatsächlichen Bestellweg und der Frage, welche eigene Leistung die Agentur zugesagt hat.

Budget und Freigabe konkretisieren

Erfassen Sie Angebot, Leistungsumfang, Produktionsmenge und mögliche Zusatzkosten. Legen Sie fest, welche Person eine Bestellung und eine spätere Erhöhung genehmigen darf. Ein freigegebenes Gesamtbudget kann andere Fragen aufwerfen als eine bestimmte Einzelposition. Änderungen erhalten einen nachvollziehbaren Entscheidungsweg. Ein allgemeiner Wunsch nach schneller Umsetzung ist nicht ohne Prüfung gleichbedeutend mit einer unbegrenzten Zustimmung zu beliebigen externen Ausgaben.

Vergütung und Aufwendungsersatz unterscheiden

Je nach Vertragsmodell können Fremdkosten Bestandteil der eigenen Vergütung sein oder als Aufwendungen behandelt werden. § 675 BGB verweist bei einschlägiger Geschäftsbesorgung unter anderem auf § 670 BGB. Die konkrete Anwendbarkeit und Vereinbarung werden geprüft. Ein durchlaufender Betrag, eine Marge und ein eigenes Leistungspaket sind nicht identisch. Der Rechnungstext sollte das tatsächlich vereinbarte Modell verständlich wiedergeben.

Belege und Zuschläge transparent zuordnen

Vereinbaren Sie, welche Kosten nachzuweisen sind und welche Zuschläge oder Bearbeitungsvergütungen gelten. Rabatte, Gutschriften und Stornokosten werden nach Vertragslage behandelt. Die Abrechnung nennt Produktion, Freigabe und zugehörigen Beleg. Ein nicht erläutertes Plus auf eine Fremdrechnung kann unnötige Konflikte schaffen. Prüfen Sie auch, ob externe Nutzungsrechte oder spätere Lagerkosten bereits erfasst sind oder eine zusätzliche Vereinbarung benötigen.

Beispiel: zusätzliche Druckauflage

Nach Freigabe einer kleinen Auflage bestellt die Agentur wegen einer neuen Kampagnenidee weitere Exemplare. Vor Abrechnung werden Beauftragung, Budget und notwendige Zustimmung geprüft. Die zusätzlichen Kosten werden dem konkreten Änderungswunsch zugeordnet. Ein nachträglicher Produktionsbeleg ersetzt nicht allein die Klärung, ob die Erweiterung berechtigt bestellt wurde. Für weitere Produktionen wird der Freigabeprozess mit Mengen und Kosten präzisiert.

Schlussabrechnung mit Leistungsnachweis verbinden

Fassen Sie Bestellungen, Lieferungen, Gutschriften und offene Fremdrechnungen zusammen. Abweichungen vom Budget werden mit Grund und vereinbarter Behandlung dokumentiert. Die Übergabe zeigt außerdem, welche Materialien und Nutzungsrechte tatsächlich beim Kunden angekommen sind. Eine vollständige Kostenakte erleichtert die Prüfung, ohne unnötige Daten anderer Projekte offenzulegen. Der Abschluss trennt eigenes Honorar, externe Leistung und noch ungeklärte Zusatzpositionen nachvollziehbar voneinander.

Checkliste für Ihre Vorbereitung

• Agenturvertrag mit Beauftragungs- und Kostenmodell
• Externe Angebote, Bestellungen und Freigaben
• Produktionsrechnungen, Gutschriften und Zuschläge
• Liefernachweise und Schlussabrechnung

Ordnen Sie Dokumente nach Datum. Unklare Angaben werden als offen markiert; Originale und vollständige Anlagen helfen bei der konkreten Prüfung.

Häufige Fragen

Fachliche Einordnung

Grundlagen: § 675 BGB; § 670 BGB; § 665 BGB. Die allgemeinen Informationen ersetzen keine Prüfung Ihrer Unterlagen. Zuständigkeit und erforderliche Fristen werden im konkreten Auftrag geklärt.

• § 675 BGB – § 675 BGB
• § 670 BGB – § 670 BGB
• § 665 BGB – § 665 BGB