Einzelabrechnung und Gesamtabrechnung abgleichen

Abrechnungsjahr und vollständige Fassungen sichern

Legen Sie Gesamtabrechnung, eigene Einzelabrechnung, Wirtschaftsplan und Zahlungsübersicht desselben Jahres nebeneinander. Spätere Korrekturen erhalten eine eigene Kennzeichnung. Prüfen Sie, ob alle Anlagen tatsächlich zu derselben Fassung gehören. Ein einzelner Saldo erklärt weder Einnahmen noch Verteilung. Die Unterlagen sollten Kontoentwicklung, Kostenpositionen und die konkrete Belastung der Einheit nachvollziehbar verbinden. Beginnen Sie nicht mit einer vermuteten Schlussforderung, sondern mit dem vollständigen Datenbestand. So lassen sich Übertragungsfehler von tatsächlichen rechtlichen Streitpunkten unterscheiden.

Ausgaben und Verteilung je Position abgleichen

Ordnen Sie jede Kostenzeile der Gesamtabrechnung der entsprechenden Einzelposition zu. Schlüssel, Anteil und Betrag werden dokumentiert. Manche Positionen haben unterschiedliche Verteilungsgrundlagen, die sich aus Gesetz, Vereinbarung oder Beschluss ergeben können. Eine bloße rechnerische Gleichverteilung ist nicht automatisch richtig. Prüfen Sie Rundungen und die Summe sämtlicher Einzelanteile anhand der vorhandenen Daten. Die rechtliche Bewertung klärt bestrittene Schlüssel. Eine saubere Prüfliste benennt konkrete Abweichungen statt pauschal sämtliche Zahlen als falsch oder richtig zu bezeichnen.

Sollvorschüsse und tatsächliche Zahlungen trennen

Beschlossene Vorschüsse und tatsächlich eingegangene Hausgeldzahlungen erfüllen unterschiedliche Funktionen. Ein individueller Zahlungsrückstand darf nicht unbemerkt als zusätzliche Jahreskostenposition erscheinen. § 28 WEG regelt die Beschlussfassung über Nachschüsse oder Anpassung beschlossener Vorschüsse. Die genaue Forderungsberechnung braucht eine Prüfung des Beschlusses und der zugrunde liegenden Zahlen. Das Mietkontomodell aus einer vermieteten Wohnung ist nicht pauschal dasselbe System. Halten Sie deshalb Kostenzuordnung, Vorschussgrundlage und Bankeingänge in getrennten nachvollziehbaren Spalten fest.

Beschluss und Fehlerwirkung eigenständig prüfen

Die Abrechnung dient der Vorbereitung der einschlägigen Entscheidung; nicht jede Unstimmigkeit hat automatisch dieselbe Wirkung auf den Zahlungsbeschluss. Lesen Sie den tatsächlich verkündeten Inhalt. Eine Rechtsprüfung bewertet Berechnung, Beschlussgegenstand und geeignete Schritte. Bei geplanter Anfechtung sind die Fristen nach § 45 WEG parallel zu kontrollieren. Eine Rückfrage an die Verwaltung hält diese nicht automatisch offen. Belegprüfung und rechtliche Reaktion sollten deshalb abgestimmt laufen. Ein allgemeiner Wunsch nach neuer Abrechnung ersetzt keine konkrete Bewertung einer bereits bestehenden Forderung.

Beispiel: Wartung erscheint mit anderem Verteilungsschlüssel

Die Gesamtabrechnung enthält eine Wartungsposition, Ihre Einzelabrechnung verteilt sie abweichend von der dokumentierten Grundlage. Prüfen Sie Betrag, Schlüssel und mögliche spätere Beschlüsse. Ein bloßer Vergleich mit dem Vorjahr genügt nicht, wenn die Rechtsgrundlage tatsächlich geändert wurde. Bei fehlendem Nachweis wird gezielt Einsicht verlangt. Die Rechtsprüfung bewertet Auswirkung auf den eigenen Anteil und die beschlossene Zahlung. Das Beispiel zeigt, weshalb Rechnung, Verteilung und Beschluss gemeinsam geprüft werden müssen, statt nur einen Endsaldo mit dem Vorjahr zu vergleichen.

Abweichungsliste und weitere Schritte vorbereiten

Erstellen Sie je beanstandeter Position eine Zeile mit Quelle, Betrag, Schlüssel und konkreter Frage. Ergänzen Sie Belege und Verwaltungserklärungen. Die Rechtsprüfung kann sachliche Korrektur, Zahlungsgrundlage und Fristen bewerten. Eine revidierte Fassung wird mit der ursprünglichen verglichen. Bestehende Rückstände oder Guthaben werden nicht ungeprüft mit neuen Kosten vermischt. So entsteht eine nachvollziehbare Abrechnungsprüfung, ohne Gesamtausgabe, eigenen Kostenanteil und tatsächlich bereits geleistetes Hausgeld als dieselbe Zahl zu behandeln.

Checkliste für Ihre Vorbereitung

• Gesamt- und Einzelabrechnung in passender Fassung
• Wirtschaftsplan und beschlossene Vorschüsse
• Eigene Zahlungsübersicht und relevante Belege
• Verteilungsschlüssel, Beschluss und Abweichungsliste

Ordnen Sie Dokumente nach Datum. Unklare Angaben werden als offen markiert; Originale und vollständige Anlagen helfen bei der konkreten Prüfung.

Häufige Fragen

Fachliche Einordnung

Grundlagen: § 28 WEG; § 16 WEG; § 18 WEG; § 45 WEG. Die allgemeinen Informationen ersetzen keine Prüfung Ihrer Unterlagen. Zuständigkeit und erforderliche Fristen werden im konkreten Auftrag geklärt.