Redaktioneller Stand: 08.10.2026 · Deutschland
Zwei Akten mit einer gemeinsamen Terminübersicht
Legen Sie eine WEG-Akte für Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Beschlüsse und Verwalterunterlagen sowie eine Mietakte für Vertrag, Übergabe, Zahlungen und Korrespondenz an. Verbinden Sie beide über eine Terminübersicht. Darin stehen Eigentümerversammlung, beschlossene Zahlungen, Abrechnungszeitraum und offene Mieteranliegen. Benennen Sie jeweils den Ansprechpartner und die noch fehlende Entscheidung. Der WEG-Verwalter ist nicht allein durch diese Funktion mit sämtlichen Aufgaben gegenüber Ihrem Mieter beauftragt. Prüfen Sie deshalb ausdrücklich, wer Vermietung, Einzelabrechnung und Kommunikation tatsächlich übernimmt und welchen Umfang ein gesonderter Verwaltungsauftrag hat.
Hausgeldpositionen vor einer Weiterberechnung zuordnen
Die WEG organisiert nach § 28 WEG Vorschüsse und Rücklagen sowie spätere Nachschüsse oder Anpassungen. Für das Mietverhältnis kommt es dagegen auf Vereinbarung und Betriebskostenrecht an. Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sind nach § 1 BetrKV keine Betriebskosten. Kopieren Sie daher nicht einfach das gesamte Hausgeld in die Mieterabrechnung. Ordnen Sie jede Position anhand ihrer tatsächlichen Art zu und prüfen Sie außerdem Zeitraum, Verteilung und Sonderregeln. Eine vom Verwalter vorgeschlagene Aufteilung ist eine Arbeitshilfe, deren Grundlage Sie nachvollziehen sollten, bevor Sie Beträge verlangen.
Abrechnung und Fristen eigenständig verfolgen
Bei vereinbarten Betriebskostenvorauszahlungen verlangt § 556 BGB eine jährliche Abrechnung. Für deren Mitteilung gilt grundsätzlich das Ende des zwölften Monats nach dem Abrechnungszeitraum; verspätete Nachforderungen sind nur unter der gesetzlichen Ausnahme möglich. Planen Sie die Vorbereitung deshalb unabhängig vom Termin der Eigentümerversammlung. Notieren Sie, welche Belege bereits vorhanden sind und welche Sie angefordert haben. Prüfen Sie vor Versand Zählerstände, Vorauszahlungen und einen Mieterwechsel. Sichern Sie auch den tatsächlichen Zugang der fertigen Abrechnung, damit spätere Fragen zum Datum anhand von Unterlagen beantwortet werden können.
Beschlüsse und Mieterrechte aufeinander abstimmen
Erfassen Sie geplante Arbeiten, Nutzungsregeln und Änderungen am Gemeinschaftseigentum zunächst aus den WEG-Unterlagen. Prüfen Sie anschließend gesondert, welche Information oder Umsetzung im Mietverhältnis erforderlich ist. Ein Eigentümerbeschluss beantwortet nicht automatisch alle Fragen zu vertraglich zugesagter Nutzung, Baumaßnahmen oder möglichen Mängelansprüchen. Bei einer Störung dokumentieren Sie Ort, Zeitraum, betroffene Räume und bisherigen Kontakt zum Verwalter. So lässt sich klären, wer eine Maßnahme veranlassen kann und welche Antwort gegenüber dem Mieter sachgerecht ist. Übernehmen Sie strittige Behauptungen dabei nicht ungeprüft in ein verbindliches Schreiben.
Beispiel: Hausgeld steigt wegen Dacharbeiten
Eine Eigentümerin erhält höhere Zahlungsanforderungen, weil die Gemeinschaft Dacharbeiten vorbereitet und die Rücklage aufstockt. Gleichzeitig möchte sie die monatliche Betriebskostenvorauszahlung ihres Mieters erhöhen. In der Übersicht werden Rücklagenbeitrag, Erhaltungskosten und tatsächlich laufende Betriebskosten getrennt. Die erhöhte WEG-Zahlung allein liefert noch keine tragfähige Begründung für jede Änderung beim Mieter. Für die weitere Prüfung werden Beschluss, Kostenaufstellung, Mietvertrag und bisherige Abrechnung zusammengeführt. Das Beispiel zeigt, weshalb die Liquiditätsplanung der Eigentümerin und die mietvertraglich zulässige Kostenbelastung zwei verschiedene Entscheidungen benötigen.
Ein konkretes Prüfungspaket vorbereiten
Markieren Sie in der WEG-Abrechnung jede Position, deren Übernahme ins Mietverhältnis unklar ist. Ergänzen Sie Mietvertrag, letzte Betriebskostenabrechnung, Zahlungsübersicht und einschlägige Beschlüsse. Geben Sie an, ob es um die kommende Abrechnung, eine bereits erhobene Einwendung oder eine geplante Maßnahme geht. Eine Unterlagenprüfung sollte festlegen, welche Ebene sie erfasst und wer erforderliche Schreiben übernimmt. Kontrollieren Sie vor Übermittlung die Vollständigkeit der Anlagen und lassen Sie laufende Termine unmittelbar einordnen. Eine allgemeine Anfrage ersetzt weder eine notwendige Erklärung noch die eigenständige Wahrung einer Frist.
Checkliste für Ihre Vorbereitung
- Mietvertrag mit Anlagen und Übergabeprotokoll
- WEG-Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und relevante Beschlüsse
- Betriebskostenbelege, Verteilungsschlüssel und Vorauszahlungsübersicht
- Chronologie offener Mieteranliegen und bereits versandter Abrechnungen
Ordnen Sie Dokumente nach Datum. Unklare Angaben werden als offen markiert; Originale und vollständige Anlagen helfen bei der konkreten Prüfung.
Häufige Fragen
Ist das gesamte Hausgeld auf den Mieter umlagefähig?
Nein. Vertragsgrundlage und Kostenart sind einzeln zu prüfen; Verwaltung und Erhaltung sind keine Betriebskosten.
Ersetzt die WEG-Jahresabrechnung die Mieterabrechnung?
Sie liefert Informationen, erfordert aber eine gesonderte Prüfung und Aufbereitung für das Mietverhältnis.
Übernimmt der WEG-Verwalter automatisch die Vermietung?
Der konkrete Auftrag muss diese zusätzlichen Aufgaben tatsächlich umfassen.
Fachliche Einordnung
Grundlagen: § 28 WEG; § 1 BetrKV; § 556 BGB. Die allgemeinen Informationen ersetzen keine Prüfung Ihrer Unterlagen. Zuständigkeit und erforderliche Fristen werden im konkreten Auftrag geklärt.